Utiliser les répertoires d'entreprises suisses : registres, sources et méthodes de recherche

À quoi servent les répertoires d'entreprises en Suisse

Pour rechercher des informations sur les entreprises en Suisse, on trouve trois types de sources : les registres du commerce cantonaux, la statistique officielle des entreprises de la Confédération et les répertoires privés avec des données d'entreprises spécialement compilées. Chacun répond à des questions différentes et a un caractère contraignant variable.

Le registre du commerce fait autorité lorsqu'il s'agit d'identifier une entreprise concrète : existence, siège, personnes habilitées à signer. La statistique répond aux questions structurelles de l'économie suisse, telles que les établissements, l'emploi et l'activité économique. Les répertoires privés conviennent pour la recherche, le marketing et les premiers aperçus ; ils ne remplacent ni les registres ni la statistique.

Les points d'entrée sont les registres du commerce cantonaux, la recherche centrale d'entreprises Zefix sous zefix.ch et handelsregister.ch. Le répertoire liste les offices cantonaux du registre du commerce.

Le registre du commerce ne fournit aucune indication sur l'importance économique. Les unités non inscrites sont également absentes ; une image plus complète est fournie par la statistique officielle.

Comparaison des sources d'entreprises suisses : registre du commerce, statistique et répertoires privés

Recherche d'entreprises dans le registre du commerce : cantonale ou suisse

Les offices cantonaux du registre du commerce proposent leur recherche d'entreprises sous plusieurs formes. L'office du registre du commerce du canton de Zurich permet la recherche dans le canton de Zurich, une recherche d'entreprises à l'échelle suisse et la recherche dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC). La voie appropriée dépend des connaissances préalables.

Si le canton du siège est connu, la recherche cantonale mène le plus directement à l'inscription et aux informations sur toutes les entreprises qui y sont enregistrées. Si le canton est inconnu ou si l'on cherche une entreprise avec plusieurs sites, la recherche à l'échelle suisse est utile.

La recherche FOSC convient pour suivre les publications concernant les inscriptions, modifications ou radiations. Elle vise plutôt une procédure que l'état actuel du registre.

À l'échelle suisse, deux voies sont ouvertes : la recherche centrale d'entreprises Zefix et la recherche d'entreprises à l'échelle suisse de l'office du registre du commerce de Zurich. Si l'on ne connaît pas le siège, on commence là-bas et non auprès d'un canton individuel.

handelsregister.ch liste les offices cantonaux du registre du commerce. Les inscriptions sont tenues par le canton respectif.

Zefix est directement accessible sous zefix.ch, la recherche d'entreprises à l'échelle suisse de l'office du registre du commerce de Zurich sous zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html et le répertoire sous handelsregister.ch. Ces voies mènent aux autorités officielles du registre, pas aux fournisseurs privés.

Vous accédez à la recherche FOSC via la même page de l'office du registre du commerce de Zurich : zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html. On y trouve les entreprises du canton de Zurich, les entreprises en Suisse et les recherches dans la Feuille officielle suisse du commerce.

En pratique, il est judicieux de commencer par la recherche à l'échelle suisse pour clarifier le siège et la dénomination exacte de l'entreprise, puis de consulter l'inscription cantonale pour les détails. Pour un aperçu large des entreprises enregistrées, la statistique officielle est le meilleur choix ; le registre du commerce ne couvre qu'une partie des entreprises.

Obtenir correctement les extraits, justificatifs et attestations négatives

Pour les documents du registre, il faut distinguer entre les consultations gratuites et les documents certifiés payants. Le canton de Zurich met à disposition l'extrait du registre du commerce non certifié gratuitement pour consultation ou téléchargement ; les justificatifs du registre du commerce sont également téléchargeables gratuitement. Ces variantes suffisent pour sa propre information.

Les documents certifiés sont payants. Les taxes de l'office du registre du commerce de Zurich se basent sur l'ordonnance fédérale sur les taxes du registre du commerce. La certification d'une signature coûte 20 francs, des statuts certifiés 40 francs et un extrait du registre du commerce certifié 50 francs. Un extrait du registre du commerce ou un extrait quotidien avant publication coûte 80 francs.

Pour les justificatifs du registre du commerce, un cadre de frais s'applique : non certifié 3 francs par page, minimum 10 francs, maximum 120 francs. Pour les justificatifs certifiés, s'ajoutent 3 francs par page plus 10 francs par certification, également avec un minimum de 10 et un maximum de 120 francs. Une attestation négative – la certification qu'une certaine entité juridique n'est pas inscrite – coûte généralement 50 francs et jusqu'à 120 francs selon l'effort fourni.

Les projets de justificatifs d'inscription peuvent être soumis à l'office du registre du commerce pour un examen préalable volontaire. Il n'est pas obligatoire, mais payant, et peut éviter des objections lors de demandes d'inscription complexes avant l'enregistrement. Comme les taxes et les offres varient selon le canton et le moment, il convient de vérifier la page actuelle des taxes de l'autorité compétente avant toute commande.

Coûts des documents du registre auprès de l'office du registre du commerce de Zurich

Attention aux factures des fournisseurs privés de registres

Les fournisseurs privés envoient régulièrement des factures pour des inscriptions dans des registres privés. Elles semblent officielles, mais ne proviennent pas d'un office du registre du commerce. L'office du registre du commerce du canton de Zurich précise : ces factures ont l'air officielles, mais ne le sont pas et n'ont pas à être payées.

En cas de doute, on peut vérifier sur le site web de l'office du registre du commerce si une facture provient réellement de l'office du registre. Règle générale : une inscription au registre du commerce passe exclusivement par l'autorité cantonale compétente, et c'est elle qui émet la facture. Vérifiez toute demande de paiement qui ne provient pas clairement d'un office du registre du commerce avant de payer.

Ce schéma concerne toute la catégorie des fournisseurs privés de registres, pas un seul expéditeur. Celui qui reçoit une telle facture clarifie d'abord l'origine et ne paie pas simplement.

Parmi les expéditeurs figurent notamment un « Répertoire suisse des entreprises – FiVez » et la société « ECOM Switzerland » ainsi que « Caglak ». La FiVez GmbH utilisait entre autres l'adresse [email protected].

Un acteur nommé SFHR met même en garde contre les escrocs sur son « relevé des coûts et aperçu des taxes ». SFHR n'est pas une entreprise, mais manifestement un nom de fantaisie ; derrière se cache la Stgr GmbH domiciliée à Zoug. Cette dernière s'appelait encore il y a quelques mois « SternGrill », exploite un service à emporter et avait auparavant son siège dans le canton de Saint-Gall.

Actuellement, plusieurs demandes de paiement de différents fournisseurs circulent ; elles exigent entre 400 et 700 francs pour une inscription dans un répertoire d'entreprises qui n'a ni caractère officiel ni valeur ajoutée par rapport au registre du commerce officiel.

Une facture de l'office du registre du commerce de Zurich présente cinq caractéristiques. La caractéristique la plus importante est le code QR ; vérifiez-le dans l'application bancaire, et le bénéficiaire du paiement doit être le canton de Zurich. D'autres caractéristiques sont le logo avec le lion zurichois, l'adresse complète de l'office du registre du commerce ainsi que, à droite du code QR, l'adresse : Kanton Zürich, Handelsregisteramt, Walcheplatz 1, 8090 Zürich.

Vous pouvez déposer plainte auprès du Secrétariat d'État à l'économie SECO via [email protected] ou auprès de la Fédération romande des consommateurs. Une déposition de plainte est possible au poste de police le plus proche. Ceux qui ont payé involontairement suivent les instructions de la Fédération romande des consommateurs.

Avantages et risques des répertoires d'entreprises privés

La statistique officielle des entreprises comme seconde source

Pour les questions structurelles, la statistique de la structure des entreprises (STATENT) de l'Office fédéral de la statistique est la source officielle centrale. Elle recense les principales caractéristiques structurelles des entreprises suisses et de leurs établissements. Depuis 2011, la STATENT est établie annuellement et succède au recensement fédéral des entreprises (RFE), qui a été réalisé entre 1905 et 2008 à intervalles irréguliers sous forme d'enquête auprès des entreprises suisses.

La statistique couvre toute l'économie suisse à l'exception des ménages privés, des représentations d'États étrangers ainsi que des organisations internationales. Les unités d'analyse sont les entreprises, y compris le secteur public, et les établissements. Pour celles-ci, des informations sur l'emploi, la localisation, l'activité économique et la forme juridique sont fournies ; la classification selon l'activité principale se fait via la nomenclature générale des activités économiques NOGA 2008.

Sont recensées toutes les unités qui versent des cotisations AVS pour leurs employés – ou pour elles-mêmes en cas d'activité indépendante. Le salaire assuré doit être soumis à l'obligation de cotiser à l'AVS.

Les données proviennent autant que possible de sources administratives. La STATENT s'appuie principalement sur les registres des caisses de compensation AVS, qui fournissent des informations sur le nombre d'entreprises et leurs employés, ainsi que sur le registre des entreprises et des établissements (REE) de l'Office fédéral de la statistique, qui contribue aux données sur la structure des entreprises. Ponctuellement, des données provenant de diverses enquêtes sur les entreprises de la Confédération complètent ces sources.

Les informations rassemblées annuellement se réfèrent à la période de référence de décembre ; l'agriculture constitue une exception avec la période de référence de mai. Parce que la STATENT fixe des seuils d'enregistrement plus bas que l'ancien recensement des entreprises, elle couvre une population de base plus large.

Pour les comparaisons avec les années précédentes, l'Office fédéral de la statistique a recalculé rétroactivement les chiffres des années 2005 et 2008 selon les nouvelles définitions ; ces valeurs sont des estimations.

En 2021 a suivi une correction des données STATENT des années 2011 à 2018, principalement en raison de nouvelles livraisons des caisses de compensation AVS, de corrections des attributions à la nomenclature des branches économiques et de l'harmonisation du siège juridique des unités de production. Ceux qui utilisent des séries chronologiques doivent prendre en compte de telles révisions.

Forme juridique et inscription : ce qui apparaît dans le répertoire

Si et comment une entreprise apparaît dans un répertoire dépend essentiellement de la forme juridique. Elle détermine entre autres si une entreprise est inscrite au registre du commerce et donc visible dans les extraits du registre et les recherches au registre. Une entreprise individuelle n'est pas soumise à l'obligation d'inscription dans toutes les circonstances – l'inscription n'est obligatoire qu'à partir d'un certain chiffre d'affaires –, tandis que les formes sociétaires comme la société anonyme sont enregistrées via l'inscription.

Pour les entreprises individuelles, le seuil est indiqué à CHF 100'000. À partir de ce montant, une inscription au registre du commerce ainsi qu'auprès d'une caisse de compensation est requise.

Pour l'inscription, des documents doivent être remis ; entre autres, un document prévu à cet effet avec signature certifiée doit être présenté. Les justificatifs s'appellent justificatifs d'inscription ; les projets peuvent être examinés préalablement à titre volontaire avant l'enregistrement. Celui qui prépare une fondation ou une modification clarifie tôt quels justificatifs sous quelle forme sont nécessaires et où une certification est disponible.

L'étendue des données du registre ne correspond pas à l'étendue des entreprises réellement actives. Toutes les entreprises n'apparaissent pas dans chaque répertoire, et une inscription au registre ne dit rien sur l'importance économique d'une entreprise. Celui qui a besoin d'une image plus complète du paysage des entreprises se tourne vers la statistique officielle, qui recense également les unités non inscrites au registre du commerce.

Choisir la source appropriée selon la question

Le choix de la source dépend de la question. S'il s'agit d'identification et de preuve – une entreprise existe-t-elle, quelle est la dénomination exacte, qui est habilité à signer, quel est le siège –, le registre du commerce est la source appropriée. Pour une preuve envers des tiers, un document certifié est généralement nécessaire ; pour sa propre information, un extrait non certifié ou le téléchargement des justificatifs suffit.

Pour les questions structurelles et de marché – combien d'établissements y a-t-il dans une branche, comment l'emploi se répartit-il, quelles formes juridiques prédominent –, la statistique de la structure des entreprises est la base appropriée. Elle repose sur des données administratives et inclut également les petites unités.

Les répertoires privés conviennent pour les recherches et les premiers aperçus, mais doivent être examinés de manière critique : ils ne sont pas officiels, et les factures pour des inscriptions dans des registres privés n'ont pas à être payées.

Pour chaque source, il faut prendre en compte les limites et l'actualité : les données du registre ne reflètent que les unités soumises à l'obligation d'inscription, les données statistiques se réfèrent à une période de référence et sont révisées, les répertoires privés diffèrent par la méthode d'enquête et le rythme de mise à jour. Celui qui doit prouver des indications s'appuie sur le registre ou la statistique officielle – pas sur une compilation privée.

Concrètement, cela signifie : clarifier d'abord la dénomination de l'entreprise et le siège via Zefix ou la recherche à l'échelle suisse de l'office du registre du commerce, puis vérifier l'inscription cantonale. Pour une preuve envers des tiers suit la commande d'un extrait certifié, pour les questions structurelles reste responsable la statistique de la structure des entreprises.

Pour les publications FOSC, utilisez la recherche FOSC via zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html. En cas de factures de registre douteuses, vérifiez l'origine, ne payez pas et adressez-vous si besoin au SECO sous [email protected] ou à la Fédération romande des consommateurs.

Les voies de recherche en bref : zefix.ch pour la recherche d'entreprises à l'échelle suisse, handelsregister.ch pour la liste des offices cantonaux du registre, zh.ch/de/wirtschaft-arbeit/handelsregister.html pour la recherche cantonale, la recherche à l'échelle suisse et la FOSC. Pour les questions structurelles reste responsable la statistique de la structure des entreprises (STATENT).