IDE et TVA dans le profil d'entreprise : quels justificatifs publics font foi

Bien classer l'IDE et le numéro de TVA dans le profil d'entreprise

L'IDE se présente sous la forme CHE-123.456.789. «CHE» désigne la Suisse, les neuf chiffres sont attribués aléatoirement, le dernier étant un chiffre de contrôle calculé à partir des huit premiers.

Trois justificatifs publics font autorité dans le profil d'entreprise : le Registre IDE de l'Office fédéral de la statistique pour l'IDE, l'extrait du registre du commerce pour la dénomination et le siège social des SA et SARL, ainsi que le répertoire des numéros de taxe sur la valeur ajoutée pour le statut TVA. Chaque justificatif est vérifié à sa place respective ; les factures indiquent le numéro, tandis que les registres attestent l'existence et le statut.

Elle est attribuée par l'Office fédéral de la statistique (OFS). Elle vaut dans toute la Suisse pour toutes les unités économiquement actives, indépendamment de la forme juridique : entreprises individuelles, SARL, SA, associations et fondations.

Dans le profil d'entreprise, elle identifie l'entreprise vis-à-vis des autorités et des partenaires commerciaux. En cas de changement de dénomination ou de transfert de siège, elle reste inchangée.

Le numéro de TVA n'est pas un second numéro, mais la même IDE avec un complément. Selon l'Administration fédérale des contributions (AFC), il se compose de l'IDE et de «TVA», soit le format CHE-123.456.789 TVA ; le complément peut aussi figurer en italien (IVA) ou en allemand (MWST).

Un profil d'entreprise indique donc soit uniquement l'IDE, soit en plus la même suite de chiffres accompagnée du complément linguistique. Il n'existe pas deux séries de numéros distinctes.

À ne pas confondre avec le numéro d'identification TVA de l'UE. L'AFC précise : l'IDE suisse et le numéro d'identification TVA de l'UE sont tous deux abrégés par «UID» (ou IDE/TVA selon les contextes), mais n'ont aucun lien entre eux.

Le numéro européen est nécessaire exclusivement pour les prestations intracommunautaires – livraisons entre pays de l'UE ou prestations de services à des destinataires situés dans un autre pays de l'UE.

Les entreprises établies en Suisse qui n'effectuent aucune prestation dans l'UE ne possèdent pas un tel numéro et n'en ont pas besoin.

Faits importants concernant l'IDE et la TVA en Suisse

Justificatif public : l'inscription au registre IDE de l'OFS

La source publique de référence pour la dénomination, le siège et l'IDE est le Registre IDE de l'Office fédéral de la statistique, accessible sur uid.admin.ch. La recherche par dénomination ou par IDE est gratuite et possible sans inscription ; l'inscription au registre IDE officiel est gratuite pour les entreprises selon l'AFC.

Pour les SA et les SARL, c'est l'extrait du registre du commerce qui fait foi pour la dénomination et le siège. Les offices cantonaux du registre du commerce le tiennent à jour ; l'IDE relève du registre IDE.

Un extrait de registre constitue le justificatif que l'on peut présenter aux partenaires commerciaux ou aux organes de contrôle.

L'inscription atteste l'existence et l'attribution du numéro, mais pas l'assujettissement à la TVA. L'existence et le statut fiscal sont tenus séparément et doivent être lus indépendamment l'un de l'autre.

Le statut TVA est attesté séparément : le numéro de TVA peut être vérifié dans un répertoire de l'Administration fédérale des contributions (AFC). Une inscription au registre IDE ne l'atteste pas.

Qui indique uniquement l'IDE dans le profil d'entreprise atteste l'identité de l'entreprise, mais pas son statut TVA.

Pour le contrôle des justificatifs : rechercher l'IDE figurant sur la facture dans le registre, comparer la dénomination et le siège avec le profil d'entreprise et demander des éclaircissements au partenaire commercial en cas de divergences. Comme l'IDE reste inchangée même en cas de changement de dénomination ou de déménagement, un ancien extrait de registre peut toujours être attribué à la même unité.

Numéro de TVA sur les factures et orthographes reconnues

Conformément à la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée, les entreprises assujetties à la TVA doivent indiquer leur numéro de TVA sur leurs factures. Sur la facture, cela correspond à l'IDE complétée par la mention TVA.

L'AFC accepte plusieurs orthographes : CHE-123.456.789 TVA, CHE123456789, CHE123456789TVA (ou MWST, IVA), CHE 123 456 789 TVA (ou MWST, IVA) ainsi que 123.456.789, la simple suite de chiffres avec des points. Le complément anglais «VAT» n'est pas autorisé.

Une présentation différente ne rend pas automatiquement une facture inutilisable. Si un preneur de prestations assujetti à la TVA reçoit une facture où le numéro de TVA est présenté différemment de ce qui est décrit, il peut néanmoins déduire la taxe préalable, pour autant que les conditions des articles 28 à 33 de la LTVA soient remplies.

L'orthographe n'est pas un critère d'exclusion ; les autres exigences relatives à la facture restent applicables.

Les justificatifs issus de la vérification des partenaires commerciaux font partie du dossier de justificatifs du profil d'entreprise. En Suisse, un délai de conservation de 10 ans s'applique conformément à l'article 70 de la LTVA.

Comment vérifier une facture comportant un numéro de TVA

Ce que les justificatifs publics n'attestent pas : assujettissement TVA, VIES et numéro TVA UE

Une IDE valide ne signifie pas automatiquement un assujettissement à la TVA. L'IDE atteste l'existence, pas l'obligation fiscale.

Qui souhaite vérifier le statut TVA consulte le répertoire des numéros de taxe sur la valeur ajoutée. L'inscription au registre sur uid.admin.ch ne fait pas foi à cet égard.

Qui veut déduire d'une inscription au registre que la facturation inclut la taxe sur la valeur ajoutée vérifie en outre la facture elle-même et le numéro de TVA qui y figure.

La Suisse est un pays tiers en matière de taxe sur la valeur ajoutée et ne participe pas au système VIES ; un numéro CHE n'y apparaît pas. L'absence de résultat dans VIES n'indique donc pas un numéro invalide, mais simplement que le registre utilisé est incorrect – la vérification s'effectue dans le registre IDE de l'Office fédéral de la statistique.

Pour les entreprises qui livrent de l'UE vers la Suisse, la preuve de l'exonération fiscale d'une livraison à l'exportation s'effectue via des documents douaniers, et non via l'IDE du destinataire.

De même, l'IDE n'atteste pas un numéro d'identification TVA de l'UE : les entreprises suisses qui n'effectuent aucune prestation dans l'UE n'en possèdent pas et n'en ont pas besoin. Qui inscrit un numéro CHE dans un champ de formulaire européen destiné au numéro d'identification TVA mélange deux séries de numéros qui, selon l'AFC, n'ont rien à voir l'une avec l'autre.

IDE suisse vs numéro d'identification TVA de l'UE

Liste de contrôle pour le profil d'entreprise et la vérification des justificatifs

L'IDE figure dans tous les cas dans le profil d'entreprise. Le numéro de TVA est indiqué en plus dès lors que l'entreprise est assujettie à la TVA et doit mentionner le numéro sur ses factures émises.

Les exploitations non assujetties à la TVA émettent des factures sans numéro de TVA et sans mention de la taxe sur la valeur ajoutée.

Le seuil de chiffre d'affaires pour l'assujettissement à la TVA s'élève à 100'000 CHF de chiffre d'affaires annuel ; en dessous, aucun numéro de TVA n'est requis sur la facture. La loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) et l'appréciation de l'Administration fédérale des contributions (AFC) font autorité pour déterminer son propre statut. En cas de doute, on clarifie le statut directement auprès de l'AFC.

Lors du contrôle des justificatifs, on procède selon un ordre établi. D'abord le numéro lui-même : préfixe CHE, neuf chiffres, chiffre de contrôle, complément TVA, MWST ou IVA au lieu de VAT. Ensuite, on compare l'inscription au registre sur uid.admin.ch avec la dénomination et le siège.

Pour les factures avec TVA, on contrôle l'indication du numéro et les autres exigences de la facture. On vérifie le statut TVA dans le répertoire des numéros de taxe sur la valeur ajoutée. Pour les affaires avec l'UE, on interroge le numéro d'identification TVA du client dans VIES, et non le numéro CHE.

Les extraits de registre et les copies de factures appartiennent au dossier de justificatifs du profil d'entreprise. En Suisse, ils doivent être conservés pendant 10 ans (art. 70 LTVA).