Créer un portrait d’entreprise: données, sources et étapes de vérification

À quoi sert un portrait d’entreprise et qui le lit

Un portrait d’entreprise poursuit deux objectifs qu’il convient de distinguer. Vers l’extérieur, il présente l’entreprise aux acheteurs, à la clientèle, aux partenaires commerciaux et aux candidats. En interne, il consigne quelles informations sur l’entreprise sont contraignantes et vérifiables, et lesquelles relèvent de sa propre communication – servant ainsi de base à toute publication.

L’aspect vérifiable contribue à la sécurité juridique: selon l’Office fédéral de la justice, le registre du commerce est une source publique d’informations économiques sur les entreprises et sert avant tout à la sécurité juridique dans les transactions commerciales ainsi qu’à la protection de la confiance (fonction de publicité). Les faits juridiquement contraignants y sont inscrits et publiés dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).

Le dossier interne de l’entreprise rassemble les justificatifs, les extraits du registre, les données consultées et les références aux sources, afin que chaque affirmation du profil reste vérifiable. Le profil publié constitue la version visible à l’extérieur, mise en forme éditorialement.

Celui qui ne fait pas cette distinction risque de mélanger des arguments publicitaires et des contenus du registre dans un même texte, le rendant ainsi vulnérable aux critiques.

Quelles informations inclure dans le profil: données du registre et contenus propres

La première catégorie concerne les données du registre: la raison sociale ou le nom, le siège et l’adresse du domicile. L’Office fédéral de la justice cite précisément ces trois éléments comme exemples de données de base actualisées quotidiennement des entités juridiques actives inscrites au registre du commerce, accessibles via opendata.swiss.

Ces indications ne sont pas formulées librement, mais reprises telles qu’elles figurent dans le registre. D’autres éléments liés au registre, tels que la forme juridique, les organes ou une éventuelle radiation, font partie du dossier et, s’ils sont publiés, doivent correspondre exactement à l’inscription.

La deuxième catégorie comprend les contenus rédigés par l’entreprise elle-même: une description des activités, des produits et services, des communiqués ainsi que des actualités, vidéos et catalogues. Ils font typiquement partie d’un portrait d’entreprise sur les plateformes d’annuaires et d’entreprises, offrant aux intéressés une image de l’exploitation. Ils ne sont pas soumis à un contrôle du registre.

Une règle simple permet de séparer ces deux catégories: les données du registre sont attestées, tandis que les contenus propres sont identifiés comme tels. Lorsqu’un profil mentionne une description des activités, un produit ou une référence, il doit être clair qu’il s’agit de la propre présentation de l’entreprise et non d’une constatation issue d’un registre public. En cas de contradiction entre le texte du profil et l’inscription au registre, c’est cette dernière qui fait foi.

Les lieux de consultation officiels: Zefix, Regix, FOSC et le registre du commerce cantonal

Le registre du commerce cantonal est l’autorité compétente pour l’inscription elle-même. Auprès des offices cantonaux du registre du commerce, il est possible de demander des inscriptions, des modifications et des radiations, de commander des extraits et d’effectuer des recherches sur les entreprises; selon le canton, une recherche d’entreprises à l’échelle suisse et une recherche dans la FOSC sont également disponibles. L’office du registre du commerce est donc la première adresse à contacter lorsqu’une information doit provenir directement du registre.

Zefix® est l’index central des entreprises en Suisse. L’Office fédéral du registre du commerce tient un registre central des entreprises, mis à jour quotidiennement et accessible via Zefix®.

Selon l’Office fédéral de la justice, l’offre se limite à des requêtes individuelles avec possibilités de filtrage; il n’existe pas d’abonnements, et il n’est pas possible d’obtenir la base de données entière ou des parties de celle-ci.

Pour une utilisation automatisée, une API REST est également disponible, dont la documentation peut être consultée auprès de l’office; l’accès est accordé sur demande.

Regix est l’outil destiné à la vérification des noms. Il permet de déterminer si une entreprise ou un nom spécifique est déjà inscrit dans le registre central des entreprises, ou si des dénominations similaires existent. Cette démarche est particulièrement utile avant le choix d’une raison sociale et avant la publication d’un profil où le nom apparaît de manière prominente.

La FOSC publie les faits juridiquement contraignants; ceux qui souhaitent savoir ce qui a été publié concernant une inscription doivent y consulter. L’Office fédéral de la justice souligne que la FOSC publie des faits juridiquement contraignants, principalement pour les sujets de droit privé, mais aussi partiellement pour les institutions semi-étatiques et étatiques.

En complément, une partie des données de Zefix est accessible via opendata.swiss: le jeu de données contient les données de base actualisées quotidiennement des entités juridiques actives inscrites au registre du commerce – raison sociale ou nom, siège et adresse du domicile – et est référencé avec des exemples de requêtes SPARQL. Pour les analyses et les comparaisons massives, c’est le canal approprié, tandis que pour le contrôle d’un profil individuel, la requête unitaire reste de mise.

Sources officielles pour les informations sur les entreprises en Suisse

Étapes de vérification avant la publication

Une procédure éprouvée commence par la conciliation des données de base: la raison sociale ou le nom, le siège et l’adresse du domicile sont vérifiés par rapport aux données actuelles du registre avant d’être intégrés dans un projet. Pour cela, une requête dans l’index central des entreprises ou auprès de l’office cantonal du registre du commerce compétent suffit généralement.

Pour une sécurisation supplémentaire, des documents avec différents degrés de force probante sont disponibles.

L’extrait non certifié conforme du registre du commerce peut être consulté ou téléchargé gratuitement dans le canton de Zurich, tout comme les justificatifs du registre du commerce. Les extraits certifiés conformes, les statuts certifiés conformes, les attestations négatives et d’autres documents sont commandés contre paiement.

Selon les tarifs publiés dans le canton de Zurich, un extrait certifié conforme du registre du commerce coûte 50 francs, une attestation négative coûte généralement 50 francs, jusqu’à 120 francs maximum selon l’effort fourni, et un extrait du registre du commerce avant publication coûte 80 francs.

Les tarifs reposent sur l’ordonnance fédérale sur les émoluments du registre du commerce et peuvent varier d’un canton à l’autre; le barème des émoluments du canton compétent fait autorité.

La vérification préalable est facultative: les projets de justificatifs d’inscription peuvent être soumis à l’office du registre du commerce pour vérification préalable, moyennant des frais. La pertinence de cette étape dépend de la mesure dans laquelle le profil fait référence aux modifications du registre.

Enfin, chaque information vérifiée doit figurer dans le dossier interne avec sa source et la date de consultation. Celui qui note quelle donnée ou quel nom a été repris, quand et depuis quelle source, peut mettre à jour le profil ultérieurement sans tâtonnements et répondre factuellement aux questions de la clientèle ou des autorités.

Attention aux fausses factures semblant provenir des registres

Autour des inscriptions au registre du commerce circulent des factures qui ont une apparence officielle, mais ne le sont pas. Le canton de Zurich précise que des prestataires envoient des factures pour des inscriptions dans des registres privés; ces factures semblent officielles, mais ne le sont pas, et n’ont pas à être payées. Celui qui reçoit une telle facture peut faire vérifier si elle provient réellement de l’office du registre du commerce.

L’Office fédéral de la justice met également en garde contre les factures donnant l’impression d’émaner de l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC). Seuls les cantons sont compétents pour les émoluments du registre du commerce; une autorité fédérale n’envoie aucune facture pour les inscriptions au registre du commerce. Cette répartition des compétences est le signe distinctif le plus sûr: une demande de paiement «venant de Berne» pour une inscription au registre n’est pas une procédure officielle.

L’Office fédéral de la justice recommande de signaler les fausses factures au SECO par e-mail à [email protected]. De plus, il est possible de déposer plainte soi-même auprès du poste de police le plus proche.

À titre d’information contextuelle, le SECO met à disposition une brochure sur le thème de la prudence face aux escrocs des annuaires. En cas de doute, la règle est: ne pas payer, mais clarifier la situation d’abord auprès de l’office du registre du commerce compétent.

Rédiger le profil: public cible, tonalité, profondeur du contenu

Avant la première phrase se pose la question de savoir qui doit lire le texte et ce que ce lectorat doit savoir. Une acheteuse cherche d’autres informations qu’une candidate, un partenaire potentiel ou la clientèle existante. Celui qui répond à cette question limite le texte à l’essentiel, au lieu d’énumérer pêle-mêle des caractéristiques, des sites et des distinctions.

Le contenu suit l’utilité, non l’image de soi. Au lieu de citer des propriétés, le profil décrit ce que l’entreprise accomplit pour qui, quels produits et services sont au centre de l’attention et comment les intéressés peuvent être contactés. Celui qui s’adresse aux candidats formule les exigences d’un poste clairement et de manière compréhensible, afin que les personnes appropriées se sentent interpellées et que les candidatures inadéquates soient évitées.

L’actualité est un facteur de confiance. Les descriptions de produits, les communiqués, les vidéos et les catalogues ne doivent figurer dans le profil que s’ils sont entretenus; des informations obsolètes nuisent davantage à l’impression générale qu’une version plus courte mais cohérente.

Pour le travail éditorial, une approche efficace dans le Corporate Publishing est recommandée: un texte de base contraignant, à partir duquel les versions pour le site web, les annuaires et les offres d’emploi sont dérivées. Celui qui gère le même profil indépendamment sur plusieurs canaux produira tôt ou tard des informations contradictoires sur les mêmes faits – et ce sont précisément ces contradictions que les acheteuses et les candidates remarquent en premier.

Mise à jour et traitement des données personnelles

Les modifications concernant la raison sociale, le siège ou les organes doivent être mises à jour rapidement afin que le profil et le registre concordent. Celui qui inscrit une modification de la raison sociale, un transfert de siège ou un changement dans la direction au registre effectue la même modification dans le profil, dans les annuaires et dans les documents dérivés.

Le traitement des données de contact et de la clientèle relève de la confiance. Comme l’Association suisse des banquiers le souligne dans un article du 18 juin 2021, la confiance est la base d’un partenariat durable, et un dialogue proactif avec les clientes et clients aide à mieux comprendre leurs préoccupations et besoins. Transposé au portrait d’entreprise, cela signifie: celui qui sait pourquoi une information est collectée et ce qui en est fait la divulgue plus volontiers.

Par conséquent, chaque formulaire et chaque champ d’inscription doit comporter une indication brève et compréhensible de l’objectif. Les personnes sont réservées quant à la transmission de données sensibles tant que l’utilité reste floue. Un dialogue ouvert sur les informations stockées, leur durée de conservation et leur transmission à des tiers fait partie de l’entretien du profil.