Annonces officielles lors d'une nouvelle ouverture : autorisations, registres et publications

Nouvelle ouverture : autorisations, registres et annonces

Lors d'une nouvelle ouverture, les autorisations de travail, les inscriptions au registre du commerce et les publications officielles constituent des procédures distinctes. Pour le personnel originaire de l'UE/AELE, des obligations de déclaration ou d'autorisation s'appliquent selon la durée du déploiement ou du contrat.

Le registre du commerce est une base de données publique gérée par les cantons. Il rend publics et transparents les rapports juridiques des entreprises ; le portail PME mentionne explicitement l'obligation d'inscription nominative pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL).

Lors de la fondation d'une SA, l'inscription au registre du commerce auprès de l'office cantonal du registre du commerce compétent constitue une étape registrale spécifique. L'inscription à la taxe sur la valeur ajoutée relève en revanche du domaine fiscal et ne constitue pas une inscription dans un registre public.

Les cantons dirigent les offices du registre du commerce et traitent les demandes d'autorisation de travail. Les services cantonaux compétents sur le lieu de déploiement ou de travail traitent les déclarations relatives aux activités lucratives de courte durée.

La Suisse compte actuellement 28 offices du registre du commerce, dont trois dans le canton du Valais. Le registre du commerce, actualisé quotidiennement, est accessible via l'index central des entreprises Zefix ; les extraits du registre peuvent être consultés en ligne via Zefix.

La Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) publie les dernières informations officielles et les annonces légales. Elle se distingue du registre du commerce, qui est tenu au niveau cantonal.

Les feuilles officielles cantonales constituent également des canaux de publication officiels. La feuille officielle du canton de Glaris publie les annonces prescrites ou présentant un intérêt général ; dans le canton de Zoug, la version numérique de la feuille officielle fait foi et paraît chaque jeudi.

Une inscription au registre du commerce entraîne souvent des sollicitations de la part de répertoires d'entreprises privés qui se présentent comme des plateformes officielles. Ces entrées commerciales sont à distinguer des publications officielles parues dans la FOSC.

Personnel de l'UE/AELE : déclarer ou obtenir une autorisation

L'Accord sur la libre circulation des personnes (ALCP) libéralise la prestation de services transfrontalière par des travailleurs détachés ou des prestataires de services indépendants originaires de l'UE/AELE pour une durée allant jusqu'à 90 jours effectifs de travail par année civile. Dans ce cadre, une obligation de déclaration s'applique.

Les 90 jours de travail s'appliquent tant à l'entreprise qui détache qu'à la personne détachée. Pour une prestation de services dépassant 90 jours par année civile, une autorisation de travail est requise ; il n'existe aucun droit juridique à son obtention.

La procédure électronique de déclaration s'applique également à la prise de fonction de ressortissants de l'UE/AELE auprès d'une entreprise en Suisse, si le contrat de travail a une durée maximale de trois mois. Une obligation de déclaration s'applique dans ce cas.

En cas de prise de fonction pour une durée supérieure à trois mois, il convient d'obtenir un permis de séjour ou, si les conditions sont remplies, un permis frontalier. L'autorisation est demandée auprès de l'administration cantonale (art. 4 OLE).

Pour les déploiements transfrontaliers, chaque mission de travail en Suisse doit être enregistrée individuellement. La déclaration doit intervenir au moins huit jours avant le début de l'activité lucrative.

En cas de prise de fonction avec un contrat d'une durée maximale de trois mois, la déclaration doit être effectuée au plus tard la veille de la prise de travail. L'entreprise ou la personne prestataire de services indépendante ouvre pour ce faire un compte unique dans le système de déclaration en ligne.

La procédure de déclaration passe par EasyGov ; l'ancien portail de l'ODM a été remplacé le 3 avril 2025. La déclaration est transmise au Système central d'information sur les migrations (ZEMIS) et à l'autorité cantonale compétente ; la confirmation officielle revient via EasyGov.

La procédure de déclaration est un instrument central des mesures d'accompagnement (FlaM). Sur la base des déclarations reçues, des contrôles sont effectués pour vérifier le respect des conditions salariales et de travail en vigueur en Suisse.

Les services cantonaux compétents du lieu de déploiement ou de travail traitent les déclarations et fournissent des renseignements en cas de questions. L'ODM met à disposition un manuel d'utilisation pour la procédure de déclaration.

Registre de transparence : déclarer les ayants droit économiques

Dès le 1er octobre 2026, les sociétés anonymes, les SARL, les coopératives et d'autres personnes morales devront divulguer qui se trouve économiquement derrière elles. La base légale est la Loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM).

Le registre de transparence est un registre central, purement électronique, tenu par la Confédération. Cette loi vise à lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Selon les estimations de la Confédération, plus de 500'000 entités juridiques suisses seront tenues de soumettre des indications dès l'entrée en vigueur. L'obligation de déclaration concerne notamment les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés à responsabilité limitée, les coopératives ainsi que certains placements collectifs de capitaux tels que les SICAV et les SICAF.

Sont également concernées les personnes morales de droit étranger ayant une succursale inscrite au registre du commerce en Suisse ou une direction effective en Suisse. Sont aussi touchées celles qui sont propriétaires de biens-fonds en Suisse.

Sont exclues, entre autres, les sociétés cotées en bourse, les institutions de prévoyance et les entreprises détenues majoritairement par des pouvoirs publics. Les entreprises concernées doivent identifier leurs ayants droit économiques, vérifier leur identité et documenter les indications.

La soumission s'effectue principalement par voie numérique via EasyGov. À une date ultérieure, les déclarations devraient également être possibles via les offices cantonaux du registre du commerce sous certaines conditions.

L'Office fédéral de la justice (OFJ) tient le registre ; le SECO exploite la plateforme de déclaration EasyGov. Une unité de contrôle auprès du Département fédéral des finances (DFF) surveille l'exactitude, l'exhaustivité et l'actualité des indications.

Fiscalité lors de la fondation : TVA et droit de timbre sur les émissions

Deux entrepreneurs fondent une start-up dans le domaine de la gestion des flux de passagers et choisissent la forme de la société anonyme, car cette forme juridique convient à une entreprise offrant de fortes perspectives de croissance. L'exemple concerne une SA qui développe et commercialise un système de capteurs pour enregistrer les personnes et leurs mouvements.

La SA prévoit initialement un chiffre d'affaires annuel de CHF 400'000. Quiconque devient assujetti à la taxe doit s'inscrire par écrit auprès de l'Administration fédérale des contributions (AFC) dans les 30 jours suivant le début de l'assujettissement (art. 66 LTVA).

Le droit de timbre sur les émissions ne s'applique lors de la fondation d'une SA qu'à partir d'un capital-actions supérieur à CHF 1 million ; ce montant constitue la franchise. Pour un capital-actions de CHF 1,5 million, la taxe s'élève à 1 % sur le montant excédentaire de CHF 500'000.

Offices du registre compétents, autorités et portails officiels

Les autorisations de travail pour les employés de l'UE/AELE en cas de prise de fonction de plus de trois mois sont demandées auprès de l'administration cantonale. Les déclarations pour les missions de courte durée sont traitées par les services cantonaux compétents du lieu de déploiement ou de travail.

L'Office fédéral de la justice est compétent pour le registre de transparence, et l'Administration fédérale des contributions pour la taxe sur la valeur ajoutée. Pour les données relatives aux entreprises, le registre du commerce tenu par les cantons et l'index central des entreprises Zefix sont pertinents.

La procédure de déclaration pour les activités lucratives de courte durée passe par EasyGov. On y trouve des réponses aux questions fréquentes ; l'ODM met à disposition un manuel d'utilisation ainsi que les coordonnées des autorités cantonales pour la procédure de déclaration.

Les formulaires et les notices pour l'inscription au registre du commerce diffèrent selon le canton et la forme juridique. Le canton de Saint-Gall liste par exemple la notice « Inscription au registre du commerce », pour l'entreprise individuelle la « Notice Nouvelle inscription entreprise individuelle » et l'« Inscription nouvelle inscription » ainsi que la « Notice Nouvelle inscription société anonyme ».

Le canton de Lucerne met à disposition des notices séparées pour la nouvelle inscription de SA et de SARL. Dans le canton de Zoug, il existe des questionnaires pour l'inscription d'une entreprise individuelle, d'une société en nom collectif et d'une société en commandite simple.

Dans le canton de Zoug, une inscription pour laquelle aucun formulaire spécifique n'est indiqué peut être présentée sous forme de lettre libre. Elle doit être signée par des personnes habilitées à signer ou par un tiers mandaté ; dans le cas d'un tiers, un mandat doit être joint.

La caisse de compensation du canton de Berne gère le formulaire « BZ 100 – Inscription pour les employeurs ». Pour les employeurs soumis à la procédure simplifiée de décompte, le formulaire « 318.147 – Inscription pour les employeurs selon la procédure simplifiée de décompte (PSD) » y est également répertorié.

Le portail PME met en garde contre les répertoires d'entreprises privés qui se présentent comme des plateformes officielles. Les inscriptions dans des répertoires commerciaux ne constituent pas des publications officielles.

Délais pour les déclarations et les inscriptions fiscales

Pour la préparation, il convient d'abord de clarifier les aspects liés au personnel et d'éventuelles déclarations ou autorisations de travail. Viennent ensuite la vérification de l'inscription au registre du commerce, l'inscription fiscale et, si la forme juridique y est soumise, la préparation de la déclaration de transparence.

Chaque mission dans le cadre de la procédure de déclaration doit être enregistrée au moins huit jours avant le début de l'activité lucrative. En cas de prise de fonction avec un contrat d'une durée maximale de trois mois, la déclaration doit être effectuée au plus tard la veille de la prise de travail.

Quiconque devient assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée doit s'inscrire par écrit auprès de l'Administration fédérale des contributions dans les 30 jours suivant le début de l'assujettissement (art. 66 LTVA).

L'obligation de déclaration pour le registre de transparence s'applique dès le 1er octobre 2026. La soumission s'effectue principalement par voie numérique via EasyGov.