UID und MWST im Firmenprofil: Welche öffentlichen Belege zählen

UID und MWST-Nummer im Firmenprofil richtig einordnen

Die UID hat das Format CHE-123.456.789. «CHE» steht für die Schweiz, die neun Ziffern werden zufällig vergeben, die letzte ist eine Prüfziffer aus den ersten acht.

Drei öffentliche Belege sind im Firmenprofil massgebend: das UID-Register des Bundesamts für Statistik für die UID, der Handelsregistereintrag für Name und Sitz bei AG und GmbH sowie das Verzeichnis der Mehrwertsteuernummern für den MWST-Status. Jeder Beleg wird an seiner eigenen Stelle geprüft; Rechnungen zeigen die Nummer, Register belegen Existenz und Status.

Vergeben wird sie vom Bundesamt für Statistik (BFS). Sie gilt schweizweit für alle wirtschaftlich aktiven Einheiten, unabhängig von der Rechtsform: Einzelfirmen, GmbH, AG, Vereine und Stiftungen.

Im Firmenprofil identifiziert sie das Unternehmen gegenüber Behörden und Geschäftspartnern. Bei Namensänderung oder Sitzverlegung bleibt sie unverändert.

Die MWST-Nummer ist keine zweite Nummer, sondern dieselbe UID mit Zusatz. Nach der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) setzt sie sich aus UID und «MWST» zusammen, Format CHE-123.456.789 MWST; der Zusatz kann italienisch (IVA) oder französisch (TVA) lauten.

Ein Firmenprofil führt daher entweder nur die UID oder zusätzlich dieselbe Ziffernfolge mit Sprachzusatz. Zwei verschiedene Nummernkreise gibt es nicht.

Nicht zu verwechseln mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU. Die ESTV hält fest: Schweizer UID und EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden beide mit UID abgekürzt, haben aber nichts miteinander zu tun.

Die EU-Nummer braucht es ausschliesslich bei innergemeinschaftlichen Leistungen – Lieferungen zwischen EU-Ländern oder Dienstleistungen an Empfänger in einem anderen EU-Land.

Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, die keine Leistungen in der EU erbringen, besitzen keine solche Nummer und benötigen auch keine.

Wichtige Fakten zur UID und MWST in der Schweiz

Öffentlicher Nachweis: der Eintrag im UID-Register des BFS

Massgebliche öffentliche Abfrage für Name, Sitz und UID ist das UID-Register des Bundesamts für Statistik auf uid.admin.ch. Die Suche nach Name oder UID ist kostenlos und ohne Registrierung möglich; der Eintrag im offiziellen UID-Register ist für die Unternehmen gemäss ESTV kostenlos.

Bei AG und GmbH ist für Name und Sitz der Handelsregistereintrag massgebend. Die kantonalen Handelsregisterämter führen ihn; die UID führt das UID-Register.

Ein Registerauszug ist der Beleg, den man Geschäftspartnern oder prüfenden Stellen vorlegen kann.

Der Eintrag belegt Existenz und Zuordnung der Nummer, nicht die Mehrwertsteuerpflicht. Existenz und Steuerstatus werden getrennt geführt und müssen getrennt gelesen werden.

Der MWST-Status wird getrennt belegt: Die Mehrwertsteuernummer lässt sich in einem Verzeichnis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) überprüfen. Ein Eintrag im UID-Register belegt ihn nicht.

Wer im Firmenprofil nur die UID angibt, belegt die Identität des Unternehmens, nicht seinen MWST-Status.

Für die Belegkontrolle: UID aus der Rechnung im Register suchen, Name und Sitz mit dem Firmenprofil abgleichen und bei Abweichungen beim Geschäftspartner nachfragen. Weil die UID auch bei Namensänderung oder Umzug unverändert bleibt, lässt sich ein älterer Registerauszug weiterhin derselben Einheit zuordnen.

MWST-Nummer auf Rechnungen und anerkannte Schreibweisen

Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen gemäss Mehrwertsteuergesetz auf ihren Rechnungen die Mehrwertsteuernummer angeben. Auf der Rechnung entspricht das der UID mit der Ergänzung MWST.

Die ESTV akzeptiert mehrere Schreibweisen: CHE-123.456.789 MWST, CHE123456789, CHE123456789MWST (oder TVA, IVA), CHE 123 456 789 MWST (oder TVA, IVA) sowie 123.456.789, die blosse Ziffernfolge mit Punkten. Der englische Zusatz «VAT» ist nicht erlaubt.

Eine abweichende Darstellung macht eine Rechnung nicht automatisch unbrauchbar. Erhält ein mehrwertsteuerpflichtiger Leistungsempfänger eine Rechnung, in der die MWST-Nummer anders dargestellt ist als beschrieben, kann er die Vorsteuern trotzdem geltend machen, sofern die Voraussetzungen nach Artikel 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.

Die Schreibweise ist kein Ausschlusskriterium; die übrigen Rechnungsanforderungen bleiben es.

Belege aus der Geschäftspartnerprüfung gehören ins Belegverzeichnis des Firmenprofils. In der Schweiz gilt nach Artikel 70 MWSTG eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

So prüft man eine Rechnung mit MWST-Nummer

Was öffentliche Belege nicht belegen: MWST-Pflicht, VIES und EU-USt-ID

Eine gültige UID bedeutet nicht automatisch Mehrwertsteuerpflicht. Die UID belegt die Existenz, nicht die Steuerpflicht.

Wer den MWST-Status prüfen will, fragt das Verzeichnis der Mehrwertsteuernummern ab. Der Registereintrag auf uid.admin.ch ist dafür nicht massgebend.

Wer aus einem Registereintrag auf Rechnungsstellung mit Mehrwertsteuer schliessen will, prüft zusätzlich die Rechnung selbst und die dort angegebene MWST-Nummer.

Die Schweiz ist umsatzsteuerlich Drittland und nimmt nicht am VIES-System teil; eine CHE-Nummer erscheint dort nicht. Ein fehlender Treffer im VIES ist daher kein Hinweis auf eine ungültige Nummer, sondern schlicht das falsche Register – geprüft wird im UID-Register des Bundesamts für Statistik.

Für Unternehmen, die aus der EU in die Schweiz liefern, wird der Nachweis der Steuerbefreiung einer Ausfuhrlieferung über Zollbelege geführt, nicht über die UID des Empfängers.

Ebenso wenig belegt die UID eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Schweizer Unternehmen, die keine Leistungen in der EU erbringen, besitzen keine und brauchen keine. Wer eine CHE-Nummer in ein EU-Formularfeld für die USt-ID einträgt, vermischt zwei Nummernkreise, die laut ESTV nichts miteinander zu tun haben.

Schweizer UID vs. EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Prüfliste für das Firmenprofil und die Belegkontrolle

Im Firmenprofil steht die UID in jedem Fall. Die MWST-Nummer wird zusätzlich geführt, sobald das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist und auf Ausgangsrechnungen die Nummer angeben muss.

Nicht mehrwertsteuerpflichtige Betriebe stellen Rechnungen ohne MWST-Nummer und ohne Mehrwertsteuerausweis aus.

Die Umsatzschwelle für die Mehrwertsteuerpflicht liegt bei 100'000 CHF Jahresumsatz; darunter braucht es keine MWST-Nummer auf der Rechnung. Massgeblich für den eigenen Status sind das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und die Beurteilung durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Bei Unsicherheit klärt man den Status direkt bei der ESTV ab.

Bei der Belegkontrolle prüft man in fester Reihenfolge. Zuerst die Nummer selbst: CHE-Präfix, neun Ziffern, Prüfziffer, Zusatz MWST, TVA oder IVA statt VAT. Dann den Registereintrag auf uid.admin.ch mit Name und Sitz abgleichen.

Bei MWST-Rechnungen kontrolliert man den Nummernausweis und die übrigen Rechnungsanforderungen. Den MWST-Status prüft man im Verzeichnis der Mehrwertsteuernummern. Bei EU-Geschäften fragt man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden im VIES ab, nicht die CHE-Nummer.

Registerauszüge und Rechnungskopien gehören ins Belegverzeichnis des Firmenprofils. In der Schweiz sind sie 10 Jahre aufzubewahren (Art. 70 MWSTG).