UID e IVA nel profilo aziendale: quali documenti pubblici fanno fede

Classificare correttamente UID e numero IVA nel profilo aziendale

L'UID ha il formato CHE-123.456.789. «CHE» sta per Svizzera, le nove cifre sono assegnate casualmente, l'ultima è una cifra di controllo calcolata dalle prime otto.

Tre documenti pubblici sono determinanti nel profilo aziendale: il Registro UID dell'Ufficio federale di statistica per l'UID, l'iscrizione nel registro di commercio per la denominazione e la sede delle SA e delle Sagl, nonché l'elenco dei numeri IVA per lo status IVA. Ogni documento viene verificato nella sua specifica sezione; le fatture mostrano il numero, i registri attestano l'esistenza e lo status.

Viene assegnata dall'Ufficio federale di statistica (UFS). Vale in tutta la Svizzera per tutte le unità economicamente attive, indipendentemente dalla forma giuridica: ditte individuali, Sagl, SA, associazioni e fondazioni.

Nel profilo aziendale identifica l'impresa nei confronti delle autorità e dei partner commerciali. In caso di cambio di denominazione o trasferimento della sede, essa rimane invariata.

Il numero IVA non è un secondo numero, ma lo stesso UID con un'aggiunta. Secondo l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), esso si compone dell'UID e di «IVA», formato CHE-123.456.789 IVA; l'aggiunta può essere in italiano (IVA), francese (TVA) o tedesco (MWST).

Un profilo aziendale riporta quindi solo l'UID oppure, in aggiunta, la stessa sequenza numerica con l'aggiunta linguistica. Non esistono due serie di numeri diverse.

Da non confondere con il numero di identificazione IVA dell'UE. L'AFC precisa: l'UID svizzera e il numero di identificazione IVA dell'UE sono entrambi abbreviati con UID, ma non hanno nulla a che fare l'uno con l'altro.

Il numero UE è necessario esclusivamente per le prestazioni intracomunitarie – forniture tra paesi UE o prestazioni di servizi a destinatari in un altro paese UE.

Le imprese con sede in Svizzera che non effettuano prestazioni nell'UE non possiedono tale numero e non ne hanno bisogno.

Fatti importanti sull'UID e l'IVA in Svizzera

Prova pubblica: l'iscrizione nel Registro UID dell'UFS

La consultazione pubblica determinante per denominazione, sede e UID è il Registro UID dell'Ufficio federale di statistica su uid.admin.ch. La ricerca per denominazione o UID è gratuita e possibile senza registrazione; l'iscrizione nel registro UID ufficiale è gratuita per le imprese secondo l'AFC.

Per le SA e le Sagl, per la denominazione e la sede fa fede l'iscrizione nel registro di commercio. Gli uffici cantonali del registro di commercio lo gestiscono; l'UID è gestita dal Registro UID.

Un estratto del registro è il documento che si può presentare ai partner commerciali o agli organi di revisione.

L'iscrizione attesta l'esistenza e l'assegnazione del numero, non l'obbligo IVA. Esistenza e status fiscale sono gestiti separatamente e devono essere letti separatamente.

Lo status IVA è attestato separatamente: il numero IVA può essere verificato in un elenco dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC). Un'iscrizione nel Registro UID non lo attesta.

Chi indica nel profilo aziendale solo l'UID attesta l'identità dell'impresa, non il suo status IVA.

Per il controllo dei documenti: cercare l'UID della fattura nel registro, confrontare denominazione e sede con il profilo aziendale e chiedere chiarimenti al partner commerciale in caso di divergenze. Poiché l'UID rimane invariata anche in caso di cambio di denominazione o trasloco, un estratto del registro più vecchio può continuare a essere attribuito alla stessa unità.

Numero IVA sulle fatture e scritture riconosciute

Secondo la Legge sull'imposta sul valore aggiunto, le imprese soggette all'IVA devono indicare il numero IVA sulle loro fatture. Sulla fattura corrisponde all'UID con l'aggiunta IVA.

L'AFC accetta diverse scritture: CHE-123.456.789 MWST, CHE123456789, CHE123456789MWST (o TVA, IVA), CHE 123 456 789 MWST (o TVA, IVA) nonché 123.456.789, la sola sequenza numerica con punti. L'aggiunta inglese «VAT» non è consentita.

Una rappresentazione diversa non rende automaticamente inutilizzabile una fattura. Se un destinatario di prestazioni soggetto all'IVA riceve una fattura in cui il numero IVA è rappresentato diversamente da quanto descritto, può comunque detrarre l'imposta precedente, purché siano soddisfatte le condizioni degli articoli da 28 a 33 della Legge sull'IVA (LIVA).

La scrittura non è un criterio di esclusione; restano validi gli altri requisiti della fattura.

I documenti derivanti dalla verifica dei partner commerciali appartengono all'archivio dei documenti del profilo aziendale. In Svizzera vale un termine di conservazione di 10 anni secondo l'articolo 70 della LIVA.

Come verificare una fattura con numero IVA

Cosa non attestano i documenti pubblici: obbligo IVA, VIES e numero IVA UE

Un'UID valida non significa automaticamente obbligo IVA. L'UID attesta l'esistenza, non l'obbligo fiscale.

Chi vuole verificare lo status IVA consulta l'elenco dei numeri IVA. L'iscrizione nel registro su uid.admin.ch non è determinante a tal fine.

Chi vuole dedurre da un'iscrizione nel registro l'emissione di fatture con IVA, controlla inoltre la fattura stessa e il numero IVA ivi indicato.

La Svizzera è un paese terzo ai fini dell'IVA e non partecipa al sistema VIES; un numero CHE non vi appare. Una mancata corrispondenza nel VIES non è quindi un indizio di un numero non valido, ma semplicemente il registro sbagliato – la verifica avviene nel Registro UID dell'Ufficio federale di statistica.

Per le imprese che forniscono dall'UE alla Svizzera, la prova dell'esenzione fiscale per una fornitura all'esportazione viene condotta tramite documenti doganali, non tramite l'UID del destinatario.

Allo stesso modo, l'UID non attesta un numero di identificazione IVA UE: le imprese svizzere che non effettuano prestazioni nell'UE non ne possiedono uno e non ne hanno bisogno. Chi inserisce un numero CHE in un campo modulo UE per il numero IVA mescola due serie di numeri che, secondo l'AFC, non hanno nulla a che fare l'una con l'altra.

UID svizzera vs. numero di identificazione IVA UE

Lista di controllo per il profilo aziendale e la verifica dei documenti

Nel profilo aziendale l'UID è presente in ogni caso. Il numero IVA è riportato in aggiunta non appena l'impresa è soggetta all'IVA e deve indicare il numero sulle fatture emesse.

Le imprese non soggette all'IVA emettono fatture senza numero IVA e senza addebito dell'IVA.

La soglia di fatturato per l'obbligo IVA è di CHF 100'000 di fatturato annuo; al di sotto non è necessario un numero IVA sulla fattura. Determinanti per il proprio status sono la Legge sull'IVA (LIVA) e la valutazione dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC). In caso di incertezza, si chiarisce lo status direttamente con l'AFC.

Nella verifica dei documenti si procede in un ordine fisso. Prima il numero stesso: prefisso CHE, nove cifre, cifra di controllo, aggiunta MWST, TVA o IVA invece di VAT. Poi si confronta l'iscrizione nel registro su uid.admin.ch con denominazione e sede.

Per le fatture IVA si controlla l'attestazione del numero e gli altri requisiti della fattura. Lo status IVA si verifica nell'elenco dei numeri IVA. Per gli affari nell'UE si consulta il numero di identificazione IVA del cliente nel VIES, non il numero CHE.

Gli estratti del registro e le copie delle fatture appartengono all'archivio dei documenti del profilo aziendale. In Svizzera devono essere conservati per 10 anni (art. 70 LIVA).