Creare il ritratto aziendale: dati, fonti e controlli per un profilo

A cosa serve un ritratto aziendale e chi lo legge

Un ritratto aziendale persegue due obiettivi, che è necessario distinguere. Verso l'esterno, presenta l'azienda ad acquirenti, clientela, partner commerciali e candidati. All'interno, fissa quali informazioni sull'azienda sono vincolanti e dimostrabili e quali derivano dalla propria rappresentazione, fungendo da base per ogni pubblicazione.

L'aspetto dimostrabile contribuisce alla sicurezza giuridica: secondo l'Ufficio federale di giustizia, il Registro di commercio è una fonte pubblica di informazioni economiche sulle imprese e serve innanzitutto alla sicurezza giuridica nei rapporti d'affari e alla tutela della fiducia (funzione di pubblicità). I fatti giuridicamente vincolanti vengono iscritti e pubblicati nel Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC).

Il dossier aziendale interno raccoglie prove, dati del registro, date di consultazione e riferimenti alle fonti, affinché ogni affermazione nel profilo rimanga verificabile. Il profilo pubblicato è la versione visibile all'esterno, curata redazionalmente.

Chi non fa questa distinzione rischia di mescolare dichiarazioni pubblicitarie e contenuti del registro nello stesso testo, rendendoli così attaccabili.

Quali informazioni appartengono al profilo: dati del registro e contenuti propri

La prima categoria comprende i dati del registro: ragione sociale oppure nome, sede e indirizzo del domicilio. L'Ufficio federale di giustizia cita esattamente queste tre grandezze come esempi dei dati principali quotidianamente aggiornati delle entità giuridiche attive iscritte nel Registro di commercio, consultabili tramite opendata.swiss.

Tali indicazioni non vengono formulate liberamente, ma riprese nella grafia del registro. Altri elementi legati al registro, come la forma giuridica, gli organi o un'eventuale cancellazione, appartengono al dossier e, se pubblicati, devono corrispondere esattamente all'iscrizione.

La seconda categoria comprende i contenuti redatti autonomamente: una descrizione dell'attività, prodotti e servizi, comunicati e news, video e cataloghi. Sono componenti tipici di un ritratto aziendale su piattaforme di elenchi e aziendali e offrono agli interessati un'immagine dell'impresa. Non sono soggetti a controllo del registro.

Una regola semplice separa le due categorie: i dati del registro sono documentati, i contenuti propri sono contrassegnati. Chi nel profilo elenca una descrizione dell'attività, un prodotto o un riferimento, rende riconoscibile che si tratta della rappresentazione propria dell'azienda e non di un accertamento proveniente da un registro pubblico. In caso di contraddizioni tra il testo del profilo e l'iscrizione nel registro, prevale l'iscrizione.

Le fonti ufficiali di consultazione: Zefix, Regix, FUSC e il Registro di commercio cantonale

Il Registro di commercio cantonale è l'autorità competente per l'iscrizione stessa. Presso gli uffici del Registro di commercio cantonali è possibile annunciare, modificare e cancellare iscrizioni, ordinare estratti ed effettuare ricerche sulle aziende; a seconda del Cantone, sono disponibili anche una ricerca aziendale su scala svizzera e una ricerca nel FUSC. L'ufficio del Registro di commercio è quindi il primo punto di contatto quando un'informazione deve provenire direttamente dal registro.

Zefix® è l'indice centrale delle imprese della Svizzera. L'Ufficio federale del registro di commercio gestisce un registro centrale delle imprese, aggiornato quotidianamente e reso accessibile tramite Zefix®.

Secondo l'Ufficio federale di giustizia, l'offerta si limita a interrogazioni singole con possibilità di filtraggio; non esistono abbonamenti e non è possibile ottenere l'intero database o parti di esso.

Per l'utilizzo automatizzato è disponibile anche un'API REST, la cui documentazione può essere consultata presso l'Ufficio; l'accesso viene concesso su richiesta.

Regix è lo strumento per la verifica dei nomi. Consente di chiarire se una determinata ragione sociale o un determinato nome sia già iscritto nel registro centrale delle imprese o se esistano denominazioni simili. Ciò è particolarmente utile prima della scelta di una ragione sociale e prima della pubblicazione di un profilo in cui il nome appare in modo prominente.

Il FUSC pubblica fatti giuridicamente vincolanti; chi vuole sapere cosa è stato pubblicato riguardo a un'iscrizione, cerca lì. L'Ufficio federale di giustizia sottolinea che nel FUSC vengono pubblicati fatti giuridicamente vincolanti, principalmente per soggetti di diritto privato, in parte anche per istituzioni semistatali e statali.

In aggiunta, parti dei dati di Zefix sono consultabili tramite opendata.swiss: il dataset contiene i dati principali quotidianamente aggiornati delle entità giuridiche attive iscritte nel Registro di commercio – ragione sociale oppure nome, sede e indirizzo del domicilio – ed è corredato da esempi per interrogazioni SPARQL. Per analisi e confronti di massa questo è il canale appropriato, mentre per il controllo di un singolo profilo è preferibile l'interrogazione singola.

Fonti ufficiali per le informazioni aziendali in Svizzera

Passaggi di controllo prima della pubblicazione

Una procedura collaudata inizia con il confronto dei dati principali: ragione sociale o nome, sede e indirizzo del domicilio vengono verificati rispetto ai dati attuali del registro prima di essere inseriti in una bozza. A tal fine, di norma basta un'interrogazione nell'indice centrale delle imprese o presso l'ufficio del Registro di commercio cantonale competente.

Per ulteriore sicurezza sono disponibili documenti con diverso grado di vincolatività.

L'estratto non autenticato del Registro di commercio può essere visualizzato o scaricato gratuitamente nel Cantone Zurigo, così come i giustificativi del Registro di commercio. Estratti autenticati, statuti autenticati, certificati negativi e altri documenti vengono ordinati a pagamento.

Secondo le tariffe pubblicate nel Cantone Zurigo, un estratto autenticato del Registro di commercio costa 50 franchi, un certificato negativo generalmente 50 franchi, fino a un massimo di 120 franchi a seconda del dispendio, e un estratto del Registro di commercio prima della pubblicazione 80 franchi.

Le tariffe si basano sull'ordinanza federale sulle tasse per il Registro di commercio e possono variare tra i Cantoni; fa fede il tariffario del Cantone competente.

Facoltativo è il controllo preliminare: le bozze dei giustificativi di iscrizione possono essere sottoposte all'ufficio del Registro di commercio per un controllo preliminare, comportando dei costi. Se questo passo valga la pena dipende da quanto il profilo faccia riferimento a modifiche nel registro.

Infine, ogni informazione verificata va inserita nel proprio dossier con indicazione della provenienza e della data di consultazione. Chi registra quale numero o quale nome è stato ripreso da quale fonte e quando, può aggiornare il profilo in seguito senza incertezze e rispondere in modo fattuale a richieste della clientela o delle autorità.

Attenzione alle fatture apparentemente ufficiali del registro

In relazione alle iscrizioni nel Registro di commercio circolano fatture che sembrano ufficiali, ma non lo sono. Il Cantone Zurigo precisa che alcuni fornitori inviano fatture per iscrizioni in registri privati; queste fatture hanno un aspetto ufficiale, ma non lo sono, e non devono essere pagate. Chi riceve una tale fattura può far verificare se provenga effettivamente dall'ufficio del Registro di commercio.

Anche l'Ufficio federale di giustizia mette in guardia dalle fatture che danno l'impressione di provenire dall'Ufficio federale del registro di commercio (UFRC). Per le tasse del Registro di commercio sono competenti esclusivamente i Cantoni; un'autorità federale non invia fatture per iscrizioni nel Registro di commercio. Questa ripartizione delle competenze è il criterio di riconoscimento più sicuro: una sollecito di pagamento «da Berna» per un'iscrizione nel registro non è una procedura ufficiale.

L'Ufficio federale di giustizia raccomanda di segnalare le fatture false alla SECO via e-mail all'indirizzo [email protected]. Inoltre, sussiste il diritto di sporgere denuncia personalmente presso il posto di polizia più vicino.

Come informazione di base, la SECO mette a disposizione un opuscolo sul tema «Attenzione ai truffatori degli elenchi telefonici». In caso di dubbio vale la regola: non pagare, ma chiarire prima presso l'ufficio del Registro di commercio competente.

Scrivere il profilo: gruppo target, tono, profondità dei contenuti

Prima della prima frase sta la domanda su chi debba leggere il testo e cosa questo pubblico debba sapere. Un'acquirente cerca informazioni diverse da una candidata, un potenziale partner o la clientela esistente. Chi risponde a questa domanda limita il testo all'essenziale, invece di elencare in modo disordinato caratteristiche, sedi e premi.

Il contenuto segue l'utilità, non l'autoimmagine. Invece di nominare proprietà, il profilo descrive cosa l'azienda realizza per chi, quali prodotti e servizi sono al centro e come gli interessati possono essere contattati. Chi si rivolge ai candidati formula i requisiti per un posto di lavoro in modo chiaro e comprensibile, affinché le persone adatte si sentano interpellate e le candidature inadeguate vengano evitate.

L'attualità è un fattore di fiducia. Descrizioni dei prodotti, comunicati, video e cataloghi appartengono al profilo solo se vengono mantenuti aggiornati; indicazioni obsolete danneggiano l'impressione più di una versione più breve ma coerente.

Per il lavoro redazionale si consiglia un procedimento efficiente nel Corporate Publishing: un testo base vincolante, da cui derivare le versioni per il sito web, gli elenchi e gli annunci di lavoro. Chi gestisce lo stesso profilo in diversi canali in modo indipendente l'uno dall'altro, prima o poi produce indicazioni contraddittorie sugli stessi fatti – ed è proprio queste contraddizioni che saltano agli occhi ad acquirenti e candidati.

Aggiornamento e trattamento dei dati personali

Le modifiche alla ragione sociale, alla sede o agli organi devono essere aggiornate tempestivamente, affinché profilo e registro coincidano. Chi registra nel registro un cambio di ragione sociale, un trasferimento della sede o un cambiamento nella direzione aziendale, apporta la stessa modifica nel profilo, negli elenchi e nei documenti derivati.

Nel trattamento dei dati di contatto e della clientela si tratta di fiducia. Come afferma la Associazione svizzera dei banchieri in un contributo del 18 giugno 2021, la fiducia è la base di una partnership sostenibile e un dialogo proattivo con le clienti e i clienti aiuta a comprendere meglio le loro preoccupazioni e necessità. Trasposto al ritratto aziendale, ciò significa: chi sa perché un'informazione viene raccolta e cosa ne accade, la fornisce più volentieri.

Pertanto, ogni modulo e ogni campo di registrazione deve includere una breve e comprensibile indicazione dello scopo. Le persone sono reticenti nella trasmissione di dati sensibili finché l'utilità rimane poco chiara. Un dialogo aperto su quali informazioni vengono salvate, per quanto tempo conservate e a chi trasmesse, appartiene alla cura del profilo.