Documenti nel profilo aziendale: quali attestano le informazioni

Cosa deve attestare un profilo aziendale – e cosa no

Un profilo aziendale raccoglie tipicamente dati su denominazione, sede, forma giuridica, scopo sociale, capitale, organi e stato fiscale.

I dati fondamentali provengono da atti e registri: la denominazione sociale, la sede, lo scopo, il capitale e la struttura organizzativa figurano nello statuto; l’atto costitutivo, redatto per atto pubblico, certifica la costituzione della società e la nomina degli organi direttivi; l’iscrizione è comprovata dall’estratto del registro di commercio. Per ogni voce, un documento sostiene così l’affermazione contenuta nel profilo.

Da ciò va distinta l’autorappresentazione: posizionamento, testi pubblicitari, affermazioni di competenza e referenze senza consenso. Se un’informazione non risulta da un documento, nel profilo si tratta di un’affermazione – e come tale va trattata.

Banche, clienti, casse di compensazione, amministrazioni fiscali e controlli IVA richiedono la prova documentale, non la formulazione. Regola pratica: le indicazioni del profilo devono coincidere uno a uno con statuto, atto costitutivo, estratto del registro di commercio, conferma bancaria o fattura; le divergenze comportano richieste di chiarimenti e cicli di correzione.

Il profilo non è statico: se cambiano capitale, organi o scopo sociale, cambiano anche i documenti sottostanti e il profilo va aggiornato. La catena documentale resta coerente solo finché profilo e atto attuale mostrano lo stesso stato.

Struttura di base: statuto, atto costitutivo ed estratto del registro di commercio

Lo statuto costituisce la base giuridica. Contiene, tra l’altro, la denominazione sociale e la sede, lo scopo della società, il capitale sociale e la struttura organizzativa, e deve essere redatto per atto pubblico. Di conseguenza, denominazione, sede, scopo e capitale nel profilo sono direttamente attestabili tramite lo statuto.

L’atto costitutivo pubblico documenta l’atto di fondazione: la costituzione deve essere autenticata notarilmente in Svizzera; i fondatori dichiarano la costituzione, approvano formalmente lo statuto e nominano gli amministratori. Senza autenticazione non è possibile alcuna iscrizione. La forma giuridica, la data di costituzione e la composizione degli organi possono così essere ricostruite tramite l’atto costitutivo, non solo sulla base delle dichiarazioni della società.

La domanda d’iscrizione va presentata al competente registro di commercio cantonale. Il dossier completo di costituzione comprende l’atto costitutivo redatto per atto pubblico, lo statuto, i documenti d’identificazione e il campione di firma legalizzato.

Dopo l’iscrizione la società è costituita; l’estratto del registro di commercio attesta l’iscrizione e tutte le informazioni registrate. Un profilo senza estratto del registro non può provare lo stato d’iscrizione né la composizione degli organi.

Nella pratica, i tre documenti vanno citati come riferimento nel profilo e tenuti a portata di mano nell’archivio aziendale: statuto per denominazione, sede, scopo, capitale e organizzazione; atto costitutivo per la costituzione e gli organi; estratto del registro di commercio per l’iscrizione.

Capitale e status di revisione: conferma del capitale, statuto e dichiarazione PMI

Le indicazioni sul capitale nel profilo si basano su due documenti: lo statuto, che fissa il capitale sociale o azionario, e la conferma del capitale rilasciata dalla banca. Il capitale sociale minimo di una SARL ammonta a CHF 20’000.

Prima della costituzione, il capitale viene versato su un conto speciale di versamento del capitale; la banca rilascia una conferma del capitale che attesta la disponibilità del capitale richiesto. Una cifra concreta indicata nel profilo dovrebbe poter essere confrontata con lo statuto e la conferma del capitale.

La checklist di costituzione prevede, a seconda dei casi, ulteriori documenti: procure di fondazione, una dichiarazione Lex Friedrich (Lex Koller) e una dichiarazione PMI per la rinuncia alla revisione limitata. La dichiarazione PMI attesta lo status di revisione – un punto che nel profilo appare spesso come mera indicazione, ma che in realtà è vincolato a questo documento.

L’importo del capitale, il grado di liberazione e la rinuncia alla revisione non vanno aggiornati a memoria, bensì sulla base dei documenti corrispondenti. Le variazioni del capitale o dello status di revisione si riflettono nello statuto e nella dichiarazione e vanno riportate nel profilo.

Chi agisce per l’azienda? Dichiarazione di accettazione, campione di firma e documenti d’identità

Le informazioni sulla direzione e sui poteri di firma si basano su tre documenti. In primo luogo, la dichiarazione di accettazione: ogni amministratore deve accettare formalmente la propria nomina; la dichiarazione conferma l’accettazione della funzione e il diritto di rappresentare la società. La rappresentanza indicata nel profilo è così coperta dalla dichiarazione della persona interessata.

In secondo luogo, il campione di firma legalizzato, parte del dossier di costituzione per la domanda presso il registro di commercio. Esso collega la persona indicata nel profilo alla firma depositata.

In terzo luogo, i documenti d’identificazione: tutti i fondatori e gli amministratori devono presentare un passaporto valido o una carta d’identità; a seconda dei casi può essere necessaria una verifica aggiuntiva, ad esempio un’attestazione di domicilio.

Nel profilo, nomi, funzioni e poteri di rappresentanza si riferiscono quindi a persone la cui identità è documentata. In caso di cambiamenti nella direzione, occorre richiedere nuovamente la dichiarazione di accettazione, il campione di firma e la copia del documento d’identità prima di adeguare il profilo.

IDE, IVA e indicazioni in fattura come traccia di controllo

Lo stato fiscale e gli identificativi nel profilo si verificano più facilmente attraverso le fatture della società. Il numero IDE nel formato CHE-123.456.789 è obbligatorio dal 2014 per tutte le imprese iscritte nel registro di commercio e figura tra i dati di contatto dell’emittente su ogni fattura.

Il numero IVA è registrato nel formato CHE-XXX.XXX.XXX IVA; l’abbreviazione linguistica IVA (oppure TVA o MWST) è obbligatoria dopo il numero (art. 26 LTVA). Il semplice numero IDE senza questa aggiunta non costituisce un’indicazione IVA valida.

Altre indicazioni obbligatorie sulle fatture svizzere: la parola «Fattura» o «Facture» nonché i dati di contatto completi dell’emittente – denominazione sociale o nome completo, per le ditte individuali il nome civile anche in presenza di una fantasia, indirizzo completo, forma giuridica e IDE.

Sul lato del destinatario vanno indicati nome o denominazione sociale con indirizzo completo, obbligatorio a partire da CHF 400.

Sono inoltre obbligatori un numero di fattura univoco, la data di emissione e, se diversa, la data della consegna o della prestazione.

La merce o la prestazione va descritta precisamente per natura, entità e quantità; il prezzo da pagare va indicato con l’aliquota IVA e l’importo dell’imposta separatamente evidenziati, qualora la società sia soggetta all’IVA. Questi elementi minimi sono richiesti ai sensi dell’art. 26 della Legge federale sull’imposta sul valore aggiunto.

La fonte cita le seguenti aliquote: aliquota normale 8,1 per cento (prestazioni di servizi, prodotti standard), aliquota ridotta 2,6 per cento (generi alimentari, libri, medicinali) e aliquota speciale per il settore alberghiero 3,8 per cento.

La soglia di registrazione obbligatoria si colloca a un fatturato superiore a CHF 100’000 all’anno; al di sotto è possibile una registrazione volontaria. Gli importi vanno indicati con precisione al centesimo, senza arrotondamenti prima del totale.

Per il profilo ne deriva un valore di controllo: se manca uno degli elementi obbligatori, il destinatario non può detrarre l’imposta precedente e un controllo IVA contesta la fattura. Una fattura che indica correttamente forma giuridica, IDE e numero IVA attesta quindi anche le informazioni del profilo relative alla forma giuridica e allo stato fiscale.

Provare l’attività: fatture, contratti, offerte e contratto di locazione

Le indicazioni operative come attività commerciale, relazioni con i clienti e infrastruttura possono essere attestate con allegati richiesti al momento dell’iscrizione presso la cassa di compensazione: copie di fatture già emesse, accordi conclusi e offerte predisposte, carta intestata aziendale, contratto di locazione o assicurazione di responsabilità civile.

Nei confronti della cassa di compensazione va dimostrato con fatture, contratti e altri allegati che l’attività è già iniziata.

Per il riconoscimento dello status di indipendente, la cassa di compensazione verifica se la persona lavora a proprio nome e per proprio conto, se è indipendente nel suo lavoro e se assume personalmente il rischio economico.

Come criteri valgono un’azienda con infrastruttura propria, fatture a proprio nome, l’assunzione del rischio di incasso, il versamento dell’IVA, la decisione autonoma sull’organizzazione, sul modo di lavorare e sulla delega di lavori a terzi, nonché il lavoro per più committenti.

La cassa di compensazione riconosce lo status; lo verifica in base ai criteri della LAVS, alle direttive dell’Ufficio federale delle assicurazioni sociali e alla giurisprudenza del Tribunale federale.

Per il profilo aziendale vale la stessa logica documentale: la descrizione dell’attività dovrebbe poter essere ricondotta a fatture, contratti, offerte, carta intestata, contratto di locazione o prova assicurativa. Chi elenca relazioni con i clienti o infrastrutture dovrebbe poter presentare almeno un documento del genere per ciascuna voce.

Per le attività e le professioni regolamentate si aggiungono l’autorizzazione necessaria o la prova della formazione e/o dell’esperienza professionale; competenti sono, a seconda dell’attività, uffici federali o uffici e dipartimenti cantonali.

Tenere disponibili le prove: libri contabili, rapporti e giustificativi

Per la successiva presentazione valgono le norme di conservazione. Ai sensi dell’art. 958f CO, i libri contabili, i giustificativi contabili, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione vanno conservati per dieci anni; il termine decorre dalla chiusura dell’esercizio.

Il rapporto di gestione e il rapporto di revisione vanno conservati in forma scritta e firmata. I libri contabili e i giustificativi contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, elettronico o in forma comparabile, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni e i fatti sottostanti e possano essere resi leggibili in qualsiasi momento.

L’obbligo di tenuta della contabilità riguarda le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche nonché le associazioni e le fondazioni (art. 957 CO).

Per le imprese si aggiungono altre voci: contratti, rapporti di gestione e di revisione nonché informazioni sul personale o sui salari sono soggetti anch’essi all’obbligo di conservazione decennale; i documenti relativi a beni immobili vanno conservati per 20 anni (art. 70 cpv. 3 LTVA).

Anche per le società in liquidazione i libri contabili vanno conservati per dieci anni in un luogo sicuro; tale luogo è indicato dai liquidatori o, in caso di disaccordo, dall’ufficio del registro di commercio (art. 747 CO).

Per l’organizzazione del profilo ne deriva un ordinamento archivistico concreto: tenere insieme in modo permanente statuto, atto costitutivo, conferma del capitale, dichiarazioni di accettazione, campioni di firma ed estratto del registro; ordinare fatture e giustificativi contabili per esercizio; conservare i rapporti di gestione e di revisione firmati in originale.

Chi archivia le prove in questo modo può aggiornare il profilo ad ogni modifica senza dover cercare i documenti a posteriori.

Obblighi di conservazione secondo il diritto svizzero

Calendario per la conservazione dei documenti aziendali in Svizzera