Nachweise im Firmenporträt: Welche Dokumente Angaben belegen

Was ein Firmenporträt belegen muss – und was nicht

Ein Firmenporträt bündelt typischerweise Angaben zu Firma, Sitz, Rechtsform, Zweck, Kapital, Organen und Steuerstatus.

Kerndaten stammen aus Urkunden und Registern: Firmenname, Sitz, Zweck, Kapital und Organisationsstruktur stehen in den Statuten; die öffentlich beurkundete Gründungsurkunde hält die Errichtung der Gesellschaft und die Ernennung der Geschäftsführung fest; den Eintrag weist der Handelsregisterauszug aus. Für jeden Punkt stützt so ein Dokument die Aussage im Porträt.

Davon zu trennen bleibt Selbstdarstellung: Positionierung, Werbetexte, Kompetenzbehauptungen und Referenzen ohne Einwilligung. Geht eine Angabe nicht aus einem Dokument hervor, ist sie im Porträt eine Behauptung – und als solche zu behandeln.

Banken, Kunden, Ausgleichskasse, Steuerverwaltung und MWST-Kontrolle verlangen den Beleg, nicht die Formulierung. Praktische Regel: Porträtangaben müssen mit Statuten, Gründungsurkunde, Handelsregisterauszug, Bankbestätigung oder Rechnung eins zu eins übereinstimmen; Abweichungen kosten Rückfragen und Korrekturschleifen.

Das Porträt ist nicht statisch: Ändern sich Kapital, Organe oder Zweck, ändern sich die zugrunde liegenden Dokumente, und das Porträt ist nachzuführen. Die Belegkette bleibt nur schlüssig, solange Porträt und aktuelle Urkunde denselben Stand zeigen.

Grundgerüst: Statuten, Gründungsurkunde und Handelsregisterauszug

Die Statuten sind die rechtliche Grundlage. Sie enthalten unter anderem Firmenname und Sitz, den Zweck der Gesellschaft, das Stammkapital und die Organisationsstruktur und müssen öffentlich beurkundet werden. Damit sind Name, Sitz, Zweck und Kapital im Porträt direkt aus den Statuten belegbar.

Die öffentliche Gründungsurkunde hält den Gründungsakt fest: Die Gründung muss in der Schweiz notariell beurkundet werden; die Gründer erklären die Errichtung, genehmigen die Statuten formell und ernennen die Geschäftsführer. Ohne Beurkundung ist keine Eintragung möglich. Rechtsform, Errichtungsdatum und Zusammensetzung der Organe lassen sich damit über die Gründungsurkunde nachvollziehen, nicht nur über Angaben der Gesellschaft.

Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen kantonalen Handelsregister. Das vollständige Gründungsdossier umfasst die öffentlich beurkundete Gründungsurkunde, die Statuten, die Identifikationsdokumente und das beglaubigte Unterschriftenmuster.

Nach der Eintragung ist die Gesellschaft gegründet; der Handelsregisterauszug belegt die Eintragung und alle im Register geführten Angaben. Ein Porträt ohne Registerauszug kann Eintragungsstand und Organe nicht belegen.

In der Praxis sind die drei Dokumente im Porträt als Referenz zu führen und in der eigenen Ablage griffbereit zu halten: Statuten für Firma, Sitz, Zweck, Kapital und Organisation, Gründungsurkunde für Errichtung und Organe, Handelsregisterauszug für die Eintragung.

Kapital und Revisionsstatus: Kapitalbestätigung, Statuten und KMU-Erklärung

Kapitalangaben im Porträt stützen sich auf zwei Dokumente: die Statuten, die das Stamm- beziehungsweise Aktienkapital festhalten, und die Kapitalbestätigung der Bank. Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt CHF 20’000.

Vor der Gründung wird das Kapital auf ein spezielles Kapitaleinzahlungskonto einbezahlt; die Bank stellt eine Kapitalbestätigung aus, die bestätigt, dass das erforderliche Kapital zur Verfügung steht. Eine konkrete Kapitalzahl im Porträt sollte mit Statuten und Kapitalbestätigung abgeglichen werden können.

Die Gründungscheckliste nennt je nach Situation weitere Dokumente: Gründungsvollmachten, eine Lex-Friedrich-Erklärung (Lex Koller) und eine KMU-Erklärung zum Verzicht auf die eingeschränkte Revision. Die KMU-Erklärung belegt den Revisionsstatus – ein Punkt, der im Porträt oft als blosse Angabe erscheint, tatsächlich aber an dieses Dokument gebunden ist.

Kapitalzahl, Liberierungsstand und Revisionsverzicht sind nicht aus dem Gedächtnis zu aktualisieren, sondern aus den entsprechenden Dokumenten. Änderungen des Kapitals oder des Revisionsstatus schlagen sich in Statuten und Erklärung nieder und sind im Porträt nachzuführen.

Wer handelt für die Firma? Annahmeerklärung, Unterschriftenmuster und Ausweise

Angaben zur Geschäftsführung und Zeichnungsberechtigung stützen sich auf drei Dokumente. Erstens die Annahmeerklärung: Jeder Geschäftsführer muss seine Ernennung formell annehmen; die Erklärung bestätigt die Annahme der Funktion und die Berechtigung, die Gesellschaft zu vertreten. Die im Porträt genannte Vertretung ist damit durch die Erklärung der betreffenden Person gedeckt.

Zweitens das beglaubigte Unterschriftenmuster, Teil des Gründungsdossiers für die Anmeldung beim Handelsregister. Es verbindet die im Porträt genannte Person mit der hinterlegten Unterschrift.

Drittens die Identifikationsdokumente: Alle Gründer und Geschäftsführer müssen einen gültigen Pass oder eine Identitätskarte vorlegen; je nach Situation kann eine zusätzliche Verifizierung nötig sein, etwa eine Wohnsitzbestätigung.

Im Porträt beziehen sich Namen, Funktionen und Vertretungsbefugnisse damit auf Personen, deren Identität dokumentiert ist. Bei Mutationen in der Geschäftsführung sind Annahmeerklärung, Unterschriftenmuster und Ausweiskopie erneut einzuholen, bevor das Porträt angepasst wird.

UID, MWST und Rechnungsangaben als Prüfspur

Steuerstatus und Identifikatoren im Porträt lassen sich am einfachsten über die Rechnungen der Gesellschaft prüfen. Die UID-Nummer im Format CHE-123.456.789 ist seit 2014 obligatorisch für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen und gehört zu den Kontaktdaten des Ausstellers auf jeder Rechnung.

Die MWST-Nummer wird im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST geführt; das Sprachkürzel MWST (beziehungsweise TVA oder IVA) ist nach der Nummer zwingend (Art. 26 MWSTG). Die blosse UID-Nummer ohne diesen Zusatz ist keine gültige MWST-Angabe.

Weitere Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen: das Wort «Rechnung» oder «Facture» sowie die vollständigen Kontaktdaten des Ausstellers – Firmenname oder vollständiger Name, bei Einzelfirmen der bürgerliche Name auch bei einem Fantasienamen, vollständige Adresse, Rechtsform und UID.

Auf der Empfängerseite sind Name oder Firmenname samt vollständiger Adresse anzugeben, ab CHF 400 obligatorisch.

Ebenfalls Pflicht sind eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und, falls abweichend, das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung.

Die Ware oder Dienstleistung ist nach Art, Umfang und Menge genau zu bezeichnen; der zu bezahlende Preis ist mit separat ausgewiesenem MWST-Satz und Steuerbetrag anzugeben, falls die Gesellschaft MWST-pflichtig ist. Diese Mindestelemente sind gemäss Art. 26 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer erforderlich.

Die Quelle nennt folgende Sätze: Normalsatz 8,1 Prozent (Dienstleistungen, Standardprodukte), reduzierter Satz 2,6 Prozent (Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und Sondersatz Beherbergung 3,8 Prozent.

Die Pflichtregistrierungs-Schwelle liegt bei einem Umsatz von mehr als CHF 100’000 pro Jahr; darunter ist eine freiwillige Registrierung möglich. Beträge sind auf den Rappen genau auszuweisen, ohne Rundung vor der Gesamtsumme.

Für das Porträt ergibt sich daraus der Kontrollwert: Fehlt eines der Pflichtelemente, kann die Empfängerin keinen Vorsteuerabzug geltend machen, und eine MWST-Kontrolle beanstandet die Rechnung. Eine Rechnung, die Rechtsform, UID und MWST-Nummer sauber ausweist, belegt daher zugleich die Angaben im Porträt zu Rechtsform und Steuerstatus.

Tätigkeit nachweisen: Rechnungen, Verträge, Offerten und Mietvertrag

Operative Angaben wie Geschäftstätigkeit, Kundenbeziehungen und Infrastruktur lassen sich mit Beilagen belegen, die bei der Anmeldung bei der Ausgleichskasse verlangt werden: Kopien bereits gestellter Rechnungen, geschlossener Vereinbarungen und erstellter Offerten, Firmenbriefpapier, Mietvertrag oder Haftpflichtversicherung.

Gegenüber der Ausgleichskasse ist mit Rechnungen, Verträgen und weiteren Beilagen zu belegen, dass die Tätigkeit bereits aufgenommen wurde.

Für die Anerkennung als selbstständig erwerbend prüft die Ausgleichskasse, ob die Person in eigenem Namen und auf eigene Rechnung arbeitet, in ihrer Arbeit unabhängig ist und das wirtschaftliche Risiko selbst trägt.

Als Merkmale gelten eine Firma mit eigener Infrastruktur, Rechnungen im eigenen Namen, das getragene Inkassorisiko, die Abführung der Mehrwertsteuer, die eigene Entscheidung über Organisation, Arbeitsweise und Übertragung von Arbeiten an Dritte sowie die Arbeit für mehrere Auftraggeber.

Die Ausgleichskasse anerkennt den Status; sie prüft ihn nach den Kriterien aus dem AHVG, den Richtlinien des Bundesamtes für Sozialversicherungen und der Rechtsprechung des Bundesgerichts.

Für das Firmenporträt gilt dieselbe Beleglogik: Die Beschreibung der Geschäftstätigkeit sollte sich auf Rechnungen, Verträge, Offerten, Briefpapier, Mietvertrag oder Versicherungsnachweis zurückführen lassen. Wer Kundenbeziehungen oder Infrastruktur aufführt, sollte je Angabe mindestens ein solches Dokument vorlegen können.

Bei reglementierten Tätigkeiten und Berufen kommt die erforderliche Bewilligung oder der Ausbildungs- beziehungsweise Berufserfahrungsnachweis hinzu; zuständig sind je nach Tätigkeit Bundesstellen oder kantonale Ämter und Departemente.

Nachweise verfügbar halten: Geschäftsbücher, Berichte und Belege

Für die spätere Vorlage greifen die Aufbewahrungsregeln. Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.

Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Buchführungspflicht trifft Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristische Personen sowie Vereine und Stiftungen (Art. 957 OR).

Bei Unternehmen kommen weitere Positionen hinzu: Verträge, Geschäfts- und Revisionsberichte sowie Personal- oder Lohninformationen unterliegen ebenfalls der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht; Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

Auch bei liquidierten Gesellschaften sind die Geschäftsbücher während zehn Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren; diesen Ort bezeichnen die Liquidatoren oder, wenn sie sich nicht einigen können, das Handelsregisteramt (Art. 747 OR).

Für die Organisation des Porträts folgt daraus eine konkrete Ablageordnung: Statuten, Gründungsurkunde, Kapitalbestätigung, Annahmeerklärungen, Unterschriftenmuster und Registerauszug dauerhaft beisammen halten; Rechnungen und Buchungsbelege nach Geschäftsjahr geordnet; Geschäfts- und Revisionsberichte unterzeichnet im Original.

Wer die Nachweise so ablegt, kann das Porträt bei jeder Änderung aktualisieren, ohne Dokumente nachträglich zusammenzusuchen.

Aufbewahrungspflichten nach Schweizer Recht

Zeitplan für Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Schweiz